BAB 2 SISTEM INFORMASI UNTUK KEUNGGULAN KOMPETITIF
BAB II SISTEM INFORMASI UNTUK
KEUNGGULAN KOMPETITIF
Kelompok 2
Kelompok 2
PERUSAHAAN DAN LINGKUNGANNYA
Perusahaan adalah Suatu sistem fisik
yang dikelola melalui penggunaan sebuah sistem virtual. Sistem fisik perusahaan
merupakan suatu sistem terbuka di mana ia berhadapan dengan lingkungannya.
Sebuah perusahaan mengambil sumber daya dari lingkungannya, mengubah sumber
daya tersebut menjadi produk dan jasa, dan mengembalikan sumber daya yang telah
diubah kembali ke lingkungan.
Model Sistem Umum Perusahaan
Bagian ini menggambarkan model sistem umum perusahaan. Model
ini menampilkan arsitektur bagi seluruh jenis organisasi dalam bentuk sebuah
sistem.
ALIRAN
SUMBER DAYA FISIK
Sumber daya fisik sebuah perusahaan meliputi pegawai, bahan baku, mesin, dan
uang. Pegawai dipekerjakan oleh perusahaan, diubah ke tingkat keahlian yang
lebih tinggi melalui pelatihan dan pengalaman, dan pada akhirnya meninggalkan
perusahaan. Bahan baku memasuki perusahaan dalam bentuk input mentah dan diubah
menjadi barang jadi, yang kemudian dijual kepada para pelanggan perusahaan.
Mesin dibeli, digunakan dan pada akhirnya dijual dalam bentuk penerimaan
penjualan investasi pemegang saham, dan pinjaman lalu diubah menjadi pembayaran
kepada pemasok, pajak kepada pemerintah, dan pengembalian kepada para pemegang
saham. Ketika berada di dalam perusahaan, sumber daya fisik dipergunakan untuk
menghasilkan produk dan jasa yang dijual oleh perusahaan kepada para
pelanggannya.
ALIRAN
SUMBER DAYA VIRTUAL,
Aliran dua-arah, data dan informasi yang menghubungkan perusahaan dengan lingkungannya
ditunjukkan di bagian sebelah kanan.
MEKANISME PENGENDALIAN PERUSAHAAN, Unsur-unsur perusahaan yang
mengendalikan operasinya sendiri meliputi :
1. Standar kinerja yang harus dipenuhi
oleh perusahaan jika ia ingin mencapai
tujuannya secara keseluruhan,
tujuannya secara keseluruhan,
2. Manajemen perusahaan, dan
3. Suatu pemroses informasi yang
mengubah data menjadi informasi.
LINGKARAN UMPAN BALIK, Lingkaran Umpan Balik (feedback
loop) terdiri atas sumber-sumber daya virtual. Data dikumpulkan dari perusahaan
dan dari lingkungan lalu dimasukkan ke dalam pemroses informasi, yang
mengubahnya menjadi informasi. Informasi ini kemudian diberikan kepada para
manajer, yang melakukan pengambilan keputusan yang akan memengaruhi perubahan-perubahan
yang dibutuhkan pada sistem fisik.
Manajemen akan
dipandu dalam pengambilan keputusannya oleh standar-standar kinerja perusahaan.
Standar kinerja ini juga dapat dipergunakan oleh pemroses informasi untuk
mengetahui apabila perusahaan tidak memberikan kinerja sesuai dengan yang
diharapkan.
Perusahaan di dalam Lingkungannya
Sebuah perusahaan tercipta atas dasar tujuan untuk
memberikan produk dan jasa yang memenuhi kebutuhan lingkungannya. Sama
pentingnya, sebuah perusahaan tidak akan dapat berfungsi tanpa sumber daya yang
diberikan oleh lingkungannya. Lingkungan dapat bervariasi dari suatu perusahaan
ke perusahaan lainnya. Unsur-Unsur lingkungan adalah organisasi dan individu
yang berada di luar perusahaan dan memiliki pengaruh langsung maupun tidak
langsung atas perusahaan. Kedelapan unsur terdapat di dalam suatu sistem yang
lebih besar yang disebut masyarakat (society).
Pemasok (supplier), atau yang disebut juga vendor, memasok
bahan baku, mesin, jasa, orang, dan informasi yang digunakan oleh perusahaan
untuk menghasilkan produk dan jasanya. Produk dan jasa ini lalu dipasarkan
kepada pelanggan (customer) perusahaan. Serikat pekerja (labor union) adalah
organisasi dari para pekerja terampil maupun tidak terampil dari berbagai jenis
bidang usaha dan industri. Komunitas keuangan (financial community)
terdiri atas institusi-institusi seperti bank dan institusi pemberi pinjaman
lainnya yang memengaruhi sumber daya keuangan yang tersedia bagi perusahaan.
Pemegang saham dan pemilik (stockholders and owners) adalah orang-orang yang
menginvestasikan uang ke dalam perusahaan. mereka adalah pemilik perusahaan
yang sebenarnya.
Pesaing (competitor) mencakup semua organisasi yang bersaing
dengan perusahaan di dalam pasar. Pemerintah (government), baik itu di tingkat
nasional, provinsi, maupun lokal, akan memberikan pembatasan dalam bentuk
pembelian, informasi, dan dana. Komunitas operasinya. Perusahaan menunjukkan
tanggung jawabnya kepada masyarakat global dengan menghargai lingkungan hidup,
memberikan produk dan jasa yang memberikan kontribusi kepada mutu kehidupan,
dan melakukan operasinya secara etis.
Aliran Sumber Daya Lingkungan
Perusahaan terhubung dengan unsur-unsur lingkungannya
melalui aliran sumber daya lingkungan (environmental resource flows).
Aliran-aliran yang umum terjadi meliputi aliran informasi dari pelanggan,
aliran bahan baku kepada pelanggan, aliran uang kepada pemegang saham, dan
aliran bahan baku dari pemasok. Aliran yang lebih jarang terjadi meliputi
aliran uang dari pemerintah (seperti untuk penelitian), aliran bahan baku
kepada pemasok (pengembalian barang dagangan), dan aliran pegawai kepada
pesaing (karyawan yang “dibajak” oleh perusahaan lain).
Tidak semua aliran sumber daya terjadi di antara perusahaan
dan seluruh untuk lingkungannya. Satu-satunya sumber daya yang menghubungkan
perusahaan dengan seluruh unsur adalah informasi dan perusahaan berusaha untuk
menjadikan hubungan informasi dengan pesaing sebagai suatu aliran satu arah.
MENGELOLA ALIRAN SUMBER DAYA
FISIK-MANAJEMEN RANTAI PASOKAN (SUPPLY CHAIN MANAGEMENT)
Jalur yang memfasilitasi aliran sumber daya fisik dari
pemasok kepada perusahaan dan selanjutnya kepada pelanggan disebut sebagai
rantai pasokan (supply chain). Aliran sumber daya melalui rantai pasokan harus
dikelola untuk memastikan bahwa aliran tersebut terjadi dengan cara yang tepat
waktu dan efisien. proses ini disebut sebagai manajemen rantai pasokan (supply
chain management). Manajemen rantai pasokan terdiri atas aktivitas-aktivitas
berikut ini :
·
Meramalkan
permintaan pelanggan.
·
Membuat jadwal produksi.
·
Menyiapkan
jaringan transportasi.
·
Memesan
persediaan pengganti dari para pemasok.
·
Menerima
persediaan dari pemasok.
·
Mengelola
persediaan-bahan mentah, barang dalam proses, dan barang jadi.
·
Melakukan produksi.
·
Melakukan
transportasi sumber daya kepada pelanggan.
·
Melacak
aliran sumber daya dari pemasok, di dalam perusahaan, dan kepada pelanggan.
Sistem
informasi perusahaan dapat digunakan dalam melaksanakan tiap-iap aktivitas di
atas.
Sistem Elektronik
Seiring dengan mengalirnya sumber daya melalui rantai
pasokan maka mereka akan dapat dilacak secara elektronis, langkah demi langkah.
Seiring dengan bergeraknya sumber daya melalui rantai pasokan, setiap tindakan
akan dicatat dalam terminal komputer yang terdapat di lokasi pemasok, di dalam
area penerimaan perusahaan, di dalam area persediaan dan produksi perusahaan,
di dalam area pengiriman perusahaan, di dalam kendaraan yang digunakan oleh transportir,
dan di lokasi pelanggan. Data dimasukkan ke dalam terminal melalui input
keyboard, pemindaian kode batang, atau ID frekuensi radio. Seiring dengan
terkumpulnya data, sistem informasi perusahaan akan diperbarui untuk
menggambarkan lokasi terakhir dari sumber daya yang sedang dilacak. Kemampuan
untuk melacak aliran sumber daya seiring dengan terjadinya, akan memberikan
kontribusi pada manajemen rantai pasokan.
Manajemen Rantai Pasokan dan Sistem
Perencanaan Sumber Daya Usaha
Manajemen rantai pasokan hanya salah satu aspek dari sistem
perencanaan sumber daya perusahaan (enterprise resource planning-ERP), namun
memainkan peranan yang sangat penting dalam operasi. Penggunaan sistem ERP dari
vendor yang sama (SAP, Oracle, atau produk lainnya) oleh para anggota di dalam
rantai pasokan akan membantu memfasilitasi aliran informasi rantai pasokan.
Akan tetapi, biaya suatu sistem ERP dapat menjadi sangat tinggi, dan mungkin
tidak semua anggota di dalam rantai pasokan ingin membeli peranti lunak ERP. Dalam
hal ini, perpindahan data dari satu anggota ke anggota yang lain akan
terfasilitasi dan semua anggota akan dapat meraih keuntungan, tetapi anggota
terkuat dari rantai pasokanlah yang biasanya akan menerima keuntungan terbesa
KEUNGGULAN KOMPETITIF
Seiring dengan perusahaan memenuhi kebutuhan produk dan jasa
para pelanggannya, perusahaan tersebut akan berusaha untuk mendapatkan
keunggulan di atas para pesaingnya. Mereka dapat mencapai keunggulan ini dengan
memberikan produk dan jasa pada harga yang lebih rendah, memberikan kebutuhan-kebutuhan
khusus dari segmen-segmen pasar tertentu.
Satu hal yang tidak selalu terlihat jelas adalah adanya
fakta bahwa sebuah perusahaan juga akan dapat mencapai keunggulan kompetitif
melalui penggunaan sumber daya virtualnya. Di dalam bidang sistem informasi,
keunggulan kompetitif (competitive advantage) mengacu pada penggunaan informasi
untuk mendapatkan pengungkitan (leverage) di dalam pasar. Ingat bahwa para
manajer perusahaan-perusahaan menggunakan sumber daya virtual sekaligus juga
fisik dalam memenuhi tujuan-tujuan strategis perusahaan.
Rantai Nilai Porter
Porter yakin bahwa sebuah perusahaan meraih keunggulan
kompetitif dengan menciptakan suatu rantai nilai (value chain). Margin adalah
nilai dari produk dan jasa perusahaan setelah dikurangi harga pokoknya, seperti
yang diterima oleh pelanggan perusahaan. Meningkatkan margin adalah tujuan dari
rantai nilai. Perusahaan menciptakan nilai dengan melakukan apa yang disebut
oleh Porter sebagai aktivitas nilai (value activities). Aktivitas nilai terdiri
atas dua jenis : utama dan pendukung.
Aktivitas
nilai utama (primary value activities) meliputi logistik input yang mendapatkan bahan baku dan
persediaan dari pemsok, operasi perusahaan yang mengubah bahan baku menjadi
barang jadi, logistik output yang memindahkan barang kepada pelanggan, operasi
pemasaran penjualan yang mengidentifikasi kebutuhan pelanggan dan mendapatkan
pesanan, dan aktivitas-aktivitas jasa yang menjaga hubungan pelanggan yang baik
setelah penjualan. Aktivitas nilai utama ini mengelola aliran sumber daya fisik
di sepanjang perusahaan.
Aktivitas
nilai pendukung (support value activities) mencakup infrastruktur perusahaan, bentuk organisasi yang
secara umum akan memengaruhi seluruh aktivitas utama. Selain itu, tiga
aktivitas akan memengaruhi aktivitas utama secara terpisah maupun dalam bentuk
terkombinasi yaitu : manajemen sumber daya manusia, pengembangan teknologi, dan pengadaan (atau pembelian). Masing-masing
aktivitas nilai, baik utama maupun pendukung akan mengandung tiga unsur
penting, yaitu : input yang di beli, sumber daya manusia, dan teknologi. Setiap aktivitas juga akan
menggunakan dan menciptakan informasi. Sebagai contoh, spesialis informasi di
dalam unit jasa informasi dapat menggabungkan basis data pembelian komersial,
peralatan komputasi yang disewa, dan program-program yang dikembangkan sendiri
untuk menghasilkan informasi pendukung keputusan bagi para eksekutif
perusahaan.
MEMPERLUAS RUANG LINGKUP RANTAI
NILAI, Kaitan
rantai nilai perusahaan ke rantai nilai organisasi lain dapat menghasilkan
suatu sistem interorganisasional (interorganizational system-IOS).
Perusahaan-perusahaan yang berpartisipasi disebut sebagai sekutu bisnis
(business partners). mereka bekerja bersama sebagai suatu unit tunggal yang
terkoordinasi, sehingga menimbulkan suatu sinergi yang tidak dapat dicapai jika
masing-masing bekerja sendirian.
Sebuah perusahaan dapat mengaitkan rantai nilainya kepada rantai
nilai pemasoknya dengan mengimplementasikan sistem yang membuat sumber daya
input tersedia bila dibutuhkan. Salah satu contoh adalah kesepakatan
just-in-time (JIT) dengan pemasok untuk mengirimkan bahan baku sehingga bahan
baku akan tiba beberapa jam sebelum digunakan di dalam proses produksi. JIT
akan membantu meminimalkan biaya penyimpanan bahan baku.
Ketika para pembeli produk perusahaan adalah organisasi,
rantai nilai mereka akan juga dapat dikaitkan dengan rantai nilai perusahaan
dan para anggota distribusinya. Sebagai contoh, sebuah perusahaan produsen
farmasi dapat melampirkan label harga pengecer kepada produk. Produknya sebelum
pengiriman, sehingga dapat menghemat biaya yang harus dikeluarkan pengecer
nantinya.
Ketika pembeli adalah pelanggan individual, mereka dapat
menggunakan komputer mereka untuk masuk ke dalam situs Web perusahaan untuk
mendapatkan informasi dan melakukan pembelian. Karena setiap aktivitas nilai
mencakup komponen informasional, mengelola sumber daya informasi sebuah perusahaan
adalah langkah penting dalam meraih keunggulan kompetitif.
Dimensi-dimensi Keunggulan
Kompetitif
Keunggulan kompetitif dapat direalisasikan dalam hal
mendapatkan keunggulan strategis, taktis, maupun operasional. Pada tingkat
manajerial yang tertinggi, tingkat perencanaan strategis-sistem informasi dapat
digunakan untuk mengubah arah sebuah perusahaan dalam mendapatkan keunggulan
strategisnya. Pada tingkat kendali manajemen (menengah), manajer dapat
memberikan spesifikasi mengenai bagaimana rencana strategis akan
diimplementasikan sehingga menciptakan suatu keunggulan taktis. Pada tingkat
kendali operasional (lebih rendah), manajer dapat menggunakan teknologi
informasi dalam berbagai pengumpulan data dan penciptaan informasi yang akan
memastikan efisiensi operasi, sehingga mencapai keunggulan operasional.
KEUNGGULAN STRATEGIS, Keunggulan strategis (strategic
advantage) adalah keunggulan yang dimiliki dampak fundamental dalam membentuk
operasi perusahaan. Sistem informasi dapat digunakan untuk menciptakan
keunggulan strategis. Sebagai contoh, sebuah perusahaan dapat memutuskan untuk
mengubah seluruh datanya menjadi basis data dengan alat penghubung standar
(seperti alat penghubung browser Web) guna kemungkinan berbagi dengan sekutu-sekutu
bisnis dan pelanggannya.
Basis data yang terstandardisasi dan dapat diakses melalui
browser Web mencerminkan pergeseran posisi perusahaan secara strategis.
Strategi ini menyebabkan operasi perusahaan akan dipengaruhi oleh beberapa cara
secara fundamental, yaitu akses yang ada
saat ini bisa jadi dilakukan melalui peranti lunak komputer buatan perusahaan
sendiri, sehingga perubahan tersebut akan menyebabkan perusahaan harus
mempertimbangkan untuk membeli peranti lunak pelaporan standar dari vendor luar
atau mempekerjakan perusahaan luar untuk merancang dan mengembangkan suatu
sistem pelaporan baru. Mobilitas akses laporan juga akan ikut terpengaruh,
karena para pengguna tidak lagi membutuhkan akses laporan juga akan ikut
terpengaruh, karena para pengguna tidak membutuhkan akses langsung ke sumber
daya komputer perusahaan. setiap sambungan ke internet akan memungkinkan
pengguna menggunakan sebuah browser Web untuk mengakses laporan dari hampir
seluruh tempat di manapun di dunia ini.
Para pemasok dan pelanggan potensial di manapun di seluruh
dunia akan memiliki potensi akses atas tingkat persediaan bahan baku dan barang
jadi perusahaan, sehingga akan mempercepat transaksi pembelian dan penjualan
perusahaan. Keamanan juga tidak dapat diabaikan dalam contoh terjadinya
perubahan sistem informasi secara strategis ini. Dengan semakin besarnya
keuntungan yang terkait dengan akses Web kepada informasi perusahaan maka
tingkat bahayanya pun akan semakin besar pula. Tingkat strategis akan menentukan
arah dan tujuan perusahaan, namun tetap masih terdapat kebutuhan akan suatu
rencana yang dapat mencapai suatu strategi yang menyadari arti penting dari
keamanan.
KEUNGGULAN TAKTIS, Sebuah perusahaan mendapatkan
keunggulan taktis (tactical advantage) ketika perusahaan tersebut
mengimplementasikan strategi dengan cara yang lebih baik dari para pesaingnya.
Dalam contoh kita, layanan pelanggan dapat ditingkatkan dengan menawarkan
kepada pelanggan akses langsung ke informasi. Semua perusahaan ingin memuaskan
pelanggan, karena kepuasan pelanggan akan menghasilkan pengulangan pembelian.
Perusahaan mendapatkan keunggulan taktis dalam beberapa hal,
yaitu : Pertama, Pelanggan melihat potongan harga sebagai alasan untuk terus
membeli produk dari perusahaan. Potongan itu sendiri merupakan insentif bagi
pelanggan, namun juga dapat memberikan keuntungan ekonomis bagi perusahaan.
Kedua, Sistem informasi dapat
menyarankan produk mana yang mungkin ingin dibeli oleh pelanggan. Perusahaan
tidak hanya akan mendorong kesetiaan pelanggan, namun juga dapat meningkatkan
keuntungan dari penjualan.
Keputusan
strategis adalah menjadikan sistem informasi perusahaan tersedia bagi para
pelanggan untuk meningkatkan layanan pelanggan. Perusahaan mengembangkan suatu
sistem informasi taktis yang tidak hanya akan meningkatkan kepuasan pelanggan,
namun juga akan meningkatkan profitabilitas.
KEUNGGULAN OPERASIONAL, Keunggulan Operasional (Operational
advantage) adalah keunggulan yang berhubungan dengan transaksi dan proses
sehari-hari. Di sinilah sistem informasi akan berinteraksi secara langsung
dengan proses.
Suatu situs Web yang “mengingat” pelanggan dan preferensi
mereka dari transaksi-transaksi masa lalu akan mencerminkan suatu keunggulan
operasional. Browser sering memiliki cookies, file-file kecil berisi informasi
yang terdapat di dalam komputer pengguna, yang dapat menyimpan nomor akun, kata
sandi, dan informasi lain yang berhubungan dengan transaksi pengguna. Ini
merupakan kemudahan yang berharga bagi pelanggan, bahwa para pelanggan yang
menggunakan Web untuk menempatkan pembelian mereka akan menghemat beban
perusahaan membayar seorang juru tulis untuk memasukkan data, tetapi ini
hanyalah keuntungan yang bersifat minor saja.
Data yang dimasukkan oleh pengguna kemungkinan besar akan
lebih akurat. Karena data tidak dikomunikasikan secara lisan kepada orang lain,
maka tidak akan terjadi kesalahpahaman di dalam komunikasi. Ketika informasi
(nama, alamat, dan seterusnya) dapat diambil dari catatan sebelumnya, data
tersebut bahkan akan memiliki atas data yang dimasukkan oleh pengguna. Jika
data tidak akurat, pengguna tidak akan menyalahkan perusahaan. Karena berbagai
alasan operasional, akses Web ke sistem informasi perusahaan akan dapat
meningkatkan hubungan dengan pelanggan.
Tiga tingkat keunggulan kompetitif di atas akan bekerja
bersama-sama. Sistem informasi yang terpengaruh oleh ketiga tingkat ini akan
memiliki kemungkinan terbaik untuk meningkatkan kinerja sebuah perusahaan
secara substansial.
TANTANGAN DARI PESAING-PESAING
GLOBAL
Perusahaan multinasional (multinational corporation-MNC)
adalah perusahaan yang beroperasi lintas produk, pasar, negara, dan budaya.
Perusahaan multinasional terdiri atas perusahaan induk dan sekelompok anak
perusahaan. Anak perusahaan-anak perusahaan tersebut dapat tersebar secara
geografis, dan masing-masing dapat memiliki sasaran, kebijakan dan prosedurnya
sendiri.
Anda hendaknya tidak membatasi pemikiran akan
pesaing-pesaing global hanya untuk organisasi-organisasi lain saja. kalangan
profesional dan staf yang bekerja di negara lain yang bersaing untuk pekerjaan
yang sama seperti yang terjadi di negara tuan rumah juga dapat dianggap sebagai
pesaing.
Alasan utama melakukan outsource adalah ekonomi. Namun,
oustourcing juga memiliki kelemahannya sendiri. Satu hal yang khususnya sangat
penting bagi oustourcing TI adalah perlindungan Hak Kekayaan Intelektual
(HAKI), yang di beberapa negara tidak mendapat perlindungan yang memadai. Satu
cara untuk mengatasi masalah HAKI adalah dengan mengakuisisi perusahaan
outsourcee asing. Sebagai contoh, di tahun 2004 IBM membeli Daksh
eServices, salah satu perusahaan call-center terbesar di India. Pada saat itu,
IBM memiliki lebih dari 9.000 karyawan di India yang mengembangkan sistem
peranti lunak dengan membeli Daksh eService memungkinkan IBM mengakuisisi
perusahaan sehingga masalah-masalah HAKI dengan perusahaan outsourcing akan
dapat dihindari.
Kebutuhan Khusus untuk Pemrosesan
Informasi di Perusahaan Multinasional
Meskipun semua perusahaan memiliki kebutuhan pemrosesan
informasi dan koordinasi, kebutuhan-kebutuhan ini merupakan hal yang sangat
penting artinya bagi perusahaan multinasional (MNC). MNC adalah sebuah sistem
terbuka yang berusaha untuk meminimalkan ketidakpastian yang terdapat dalam
lingkungannya. Ketidakpastian adalah “perbedaan antara jumlah informasi yang
dibutuhkan untuk melakukan suatu pekerjaan dan jumlah informasi yang telah
dimiliki oleh organisasi.”.
Kebutuhan Khusus untuk Koordinasi di
Perusahaan Multinasional
Koordinasi adalah kunci untuk mencapai keunggulan kompetitif
di dalam pasar global. Perusahaan yang tidak mampu mendapatkan kendali
strategis atas operasinya di seluruh dunia dan mengelolanya dengan cara yang
terkoordinasi secara global, tidak akan dapat meraih kesuksesan dalam
perekonomian internasional.
Kabar buruk bagi para eksekutif MNC adalah tantangan
koordinasi semakin besar bagi MNC dibandingkan sebuah perusahaan yang membatasi
aktivitasnya hanya di negara asalnya. Kesulitan timbul dari adanya kenyataan
bahwa sumber daya yang digunakan oleh MNC sangat luas terdistribusi. Sumber
daya informasi yang tersebar-peranti keras, peranti lunak, dan pegawai menjadi
sulit untuk dikelola dan dapat diatur oleh praktik-praktik bisnis yang saling
bertentangan.
Kabar
baiknya adalah bahwa kemajuan di bidang teknologi informasi, metodologi, dan
komunikasi telah membuat koordinasi global menjadi jauh lebih mudah. Tetapi
bahkan dengan kemajuan-kemajuan ini, koordinasi tetap menjadi suatu tantangan
besar.
Keuntungan Koordinasi
Banyak keuntungan yang diperoleh oleh MNC adalah karena
memiliki kemampuan pemrosesan informasi yang baik yang didasarkan pada
kemampuannya dalam berkoordinasi. Keuntungan koordinasi antara lain meliputi :
·
Fleksibilitas
dalam merespons pesaing di berbagai negara dan pasar.
·
Kemampuan
untuk merespons perubahan yang terjadi di satu negara pada satu negara lain
atau satu wilayah dalam satu negara lain.
·
Kemampuan
untuk menyamai kebutuhan pasar di seluruh dunia.
·
Kemampuan
untuk berbagi pengetahuan antarunit di berbagai negara.
·
Mengurangi
biaya operasi secara keseluruhan.
·
Peningkatan
efisiensi dan efektivitas dalam memenuhi kebutuhan pelanggan.
·
Kemampuan
untuk meraih dan mempertahankan keragaman produk perusahaan dan juga bagaimana
produk diproduksi dan didistribusikan.
Semua keunggulan di atas disebabkan oleh adanya pengurangan
waktu dan biaya komunikasi yang dimungkinkan melalui penggunaan sumber daya
informasi perusahaan.
TANTANGAN DALAM MENGEMBANGKAN SISTEM
INFORMASI GLOBAL
Pengembangan semua jenis sistem informasi dapat menjadi
suatu tantangan, tetapi ketika sistem yang dibuat mencakup batas internasional,
para pengembangnya harus mengatasi beberapa kendala yang unik. Istilah sistem
informasi global (global information system-GIS) diberikan untuk suatu sistem
informasi yang terdiri atas beberapa jaringan yang melintasi batas negara.
Berikut adalah beberapa kendala yang harus diatasi oleh pengembang GIS, yaitu :
Kendala-kendala Politis
Pemerintah nasional di suatu negara di mana anak perusahaan
berada dapat menerapkan beragam pembatasan yang menjadikan perusahaan induk
mengalami kesulitan untuk memasukkan anak perusahaan tersebut ke dalam
jaringan. Pembatasan yang umum adalah akses yang terbatas ke komunikasi
berkecepatan tinggi. Karena infrastruktur telepon biasanya dimiliki dan
dioperasikan oleh pemerintah dan bukannya perusahaan swasta, hal ini dapat
menjadi suatu rintangan yang cukup berat.
Rintangan Budaya dan Komunikasi
Interaksi dengan teknologi dapat sangat bervariasi di
beberapa budaya. Antarmuka (interface) GIS harus tetap konsisten meskipun
menggunakan bahasa yang berbeda-beda. Sebagai akibatnya, kebanyakan antarmuka
GIS mengandalkan grafik dan icon untuk berinteraksi dengan pengguna dan tidak
terlalu bergantung pada perintah yang diketikkan ke dalam field. Selain itu,
masalah rancangan GIS juga dapat diselesaikan dengan menawarkan beragam format
yang memiliki fungsionalitas yang sama. Jika sebuah perusahaan memutuskan untuk
membuat GIS, ia harus bersedia untuk mengadaptasi berbagai kebutuhan populasi
global ke dalam sistemnya.
Rintangan budaya juga dapat memengaruhi rancangan suatu GIS.
Di dalam beberapa masyarakat tertentu, penggunaan teknologi dianggap sebagai
suatu pekerjaan yang tidak membutuhkan keahlian, sedangkan di masyarakat
lainnya dipandang sebagai suatu pertanda tingkat sosial.
Pembatasan Pembelian dan Impor
Peranti Keras.
Pemerintah nasional mencoba untuk melindungi pabrikan lokal dan merangsang
investasi asing pada produksi lokal dengan menentukan bahwa hanya peralatan
yang diproduksi atau dirakit di negara itu yang dapat dipergunakan. Ketentuan
seperti ini dapat memengaruhi pengoperasian berbagai sistem peranti keras dan
lunak yang berbeda.
Pembatasan Pemrosesan Data. Kebijakan nasional dapat mengatur
bahwa data harus diproses di dalam negeri, bukan dikirimkan ke luar negeri dan
diproses di tempat lain.
Pembatasan Komunikasi Data. Pembatasan komunikasi data yang
paling banyak dipublikasikan adalah pembatasan yang dikenakan pada aliran data
antarnegara. Aliran data antarnegara (transborder data flow-TDF), adalah
pergerakan data yang dapat dibaca oleh mesin melintasi batas negara.
Masalah-masalah Teknologi
MNC sering kali didera dengan masalah yang berhubungan
dengan tingkat teknologi yang terdapat di negara-negara anak perusahaannya. Di
beberapa negara, sumber listrik yang dapat diandalkan mungkin tidak tersedia,
sehingga mengakibatkan seringnya terjadi gangguan listrik. Sirkuit
telekomunikasi sering kali hanya dapat mengirimkan data dengan kecepatan yang
rendah, dan kualitas transmisinya juga buruk. Peranti lunak juga dapat menjadi
masalah. Karena banyak negara tidak memerhatikan hak cipta atas peranti lunak
dan menutup mata pada peranti lunak berjalan, beberapa vendor peranti lunak
menolak untuk berbisnis di beberapa negara tertentu.
Kurangnya Dukungan dari Manajemen
Anak Perusahaan
Manajemen kantor anak perusahaan sering kali ikut menjadi
masalah. Beberapa merasa yakin bahwa mereka dapat menjalankan anak
perusahaannya tanpa harus mendapat bantuan, dan mereka memandang peraturan yang
ditetapkan oleh kantor pusat sebagai suatu hal yang tidak perlu. Beberapa
manajer anak perusahaan mendapat imbalan berdasarkan profitabilitas, dan mereka
akan berusaha untuk menghambat solusi korporat yang mereka anggap akan dapat
mengurangi pendapatan mereka. Manajemen kantor di luar negeri juga dapat
melihat GIS sebagai salah satu jenis pengawasan dari “Big Brother”. Para
manajer tingkat menengah dapat merasa takut dilewati oleh rantai informasi baru
yang menghimpun data operasional kepada perusahaan induk.
Dengan segala kemungkinan masalah di atas, adalah mukjizat
kecil jika MNC mencoba untuk mengembangkan GIS. Meskipun menghilangkan seluruh
masalah di atas adalah suatu hal yang mustahil untuk dilakukan, pengaruh MNC
dapat diminimalkan dengan mengikuti strategi yang terencana dengan baik yang
dituangkan ke dalam rencana strategis sumber daya informasi.
MANAJEMEN PERUSAHAAN
Sumber
daya informasi sebuah perusahaan terdiri atas:
·
Peranti
keras komputer
·
Peranti lunak komputer
·
Spesialis
informasi
·
Pengguna
·
Fasilitas
·
Database
·
Informasi
Ketika manajer memutuskan untuk menggunakan informasi guna
mencapai keunggulan kompetitif, mereka harus mengelola sumber daya ini agar
dapat meraih hasil yang dinginkan. Informasi, sama seperti sumber daya lainnya,
memerlukan manajemen. Para manajer memastikan bahwa data mentah yang
dikumpulkan telah dikumpulkan dan kemudian diproses menjadi informasi yang
bermanfaat. Manajer kemudian memastikan bahwa individu-individu yang tepat akan
menerima informasi dalam bentuk yang tepat dan pada waktu yang tepat sehingga
ia dapat dipergunakan. Terakhir, manajer akan membuang informasi terbaru dan
akurat. Semua aktivitas ini-mengakuisisi data, memproses data menjadi
informasi, menggunakan dan mengomunikasikan informasi dengan cara yang paling
efektif, dan menghapus informasi pada waktu yang tepat disebut manajemen
pengetahuan (knowledge management).
Dimensi Informasi
Ketika pengembang sistem (pengguna maupun spesialis
informasi) mendefinisikan output yang diberikan oleh prosesor informasi, mereka
akan mempertimbangkan empat dimensi dasar informasi. Keempat dimensi yang
diinginkan akan dapat menambah nilai dari informasi tersebut, yaitu :
·
Relevansi. Informasi memiliki relevansi jika
informasi tersebut berhubungan dengan masalah yang sedang dihadapi. Pengguna
seharusnya dapat memilih data yang diperlukan tanpa harus melewati dahulu
sejumlah fakta-fakta yang tidak berhubungan. Data yang relevan dengan
pengambilan keputusan yang akan diambil saja yang akan disebut sebagai
“informasi”.
·
Akurasi. Idealnya, seluruh informasi
seharusnya akurat. Akan tetapi, fitur-fitur yang memberikan kontribusi kepada
tingkat akurasi sistem akan menambah biaya dari sistem informasi tersebut.
Karena hal ini, para pengguna sering kali terpaksa harus menerima tingkat
akurasi yang kurang dari 100 persen. Aplikasi-aplikasi yang melibatkan uang,
seperti penggajian, penagihan, dan piutang, berusaha untuk mencapai tingkat
akurasi 100 persen. Aplikasi-aplikasi lainnya, seperti peramalan ekonomi jangka
panjang dan laporan-laporan statistik, sering kali masih tetap bermanfaat
meskipun data yang dipergunakan kurang dari 100 persen akurat.
·
Ketetapan waktu. Informasi hendaknya tersedia untuk
pengambilan keputusan sebelum situasi yang genting berkembang atau hilangnya
peluang yang ada. Para pengguna hendaknya dapat memperoleh informasi yang
menguraikan apa yang sedang terjadi saat ini, selain dari apa yang telah terjadi
di masa lalu. Informasi yang tiba setelah suatu keputusan diambil tidak akan
memiliki nilai yang bermanfaat.
·
Kelengkapan. Para pengguna hendaknya dapat
memperoleh informasi yang menyajikan suatu gambaran lengkap atas suatu masalah
tertentu atau solusinya. Namun, sistem hendaknya juga tidak menenggelamkan
pengguna dalam lautan informasi. Istilah kelebihan muatan informasi
(information overload) menunjukkan bahwa memiliki informasi yang terlalu banyak
juga dapat memberikan kerugian. Pengguna hendaknya dapat menentukan jumlah
rincian yang dibutuhkan. Informasi dikatakan lengkap jika memiliki jumlah
agregasi yang tepat dan mendukung semua area di mana keputusan akan diambil.
Biasanya yang terbaik adalah membiarkan pengguna menentukan
sendiri dimensi informasi yang dibutuhkannya. Bilamana dibutuhkan, spesialis
informasi dapat membantu pengguna melakukan pendekatan atas pekerjaan ini
dengan cara-cara yang logis.
Sifat Manajemen Pengetahuan yang
Berubah-ubah
Manajemen pengetahuan pada awalnya berfokus pada sistem
pemrosesan transaksi yang akan memproses pesanan pelanggan, membuat catatan
persediaan, menghitung jumlah gaji, dan tugas-tugas lain yang serupa.
Karenanya, sistem informasi dianggap memiliki “tingkat rendah” karena
berhubungan dengan pekerjaan-pekerjaan yang diberikan kepada organisasi di
“tingkat rendah.” Kini, organisasi mengakui bahwa sistem informasi mengumpulkan
pengetahuan yang terdapat di dalam suatu organisasi, dan organisasi harus
mengelola pengetahuan tersebut.
Sistem Informasi Warisan. Sistem informasi awal serta peranti
lunak dan keras yang tidak sesuai atau hanya sesuai secara parsial dengan
teknologi informasi terkini disebut sebagai sistem warisan (legacy systems).
Meskipun data yang dikumpulkan oleh sistem warisan terutama memproduksi
informasi historis, informasi tersebut masih dianggap berharga.
Kebanyakan data warisan dapat diubah dan dipergunakan oleh
teknologi-teknologi baru. Teks dan angka yang sering kali menyusun file-file
warisan dapat diimpor ke dalam basis data modern. Pengambilan data dapat
mengharuskan nilai-nilai data yang lama diperbarui menjadi nilai-nilai
baru. Sebagai contoh, nomor-nomor produk yang sudah tidak terpakai dapat
diganti dengan nomor-nomor yang berlaku saat ini. Langkah-langkah lainnya
mungkin perlu untuk dilakukan untuk menggabungkan data teks dan numerik ke
dalam basis data sekarang. Perusahaan mengambil keputusan mengenai jumlah data
warisan yang akan diambil berdasarkan perkiraan mereka atas tambahan keuntungan
yang dapat direalisasikan dari data warisan. Satu masalah dalam mengubah data
warisan adalah bahwa data seperti ini bisa jadi tidak tersedia dalam format
digital. Beberapa data warisan dapat hanya tersedia dalam bentuk cetakan
kertas.
Manajemen
Gambar. Terdapat
peranti lunak komputer khusus yang akan menerjemahkan gambar data teks dan
numerik menjadi sebuah file pengolah
data. Foto-foto digital dari cetakan dapat disimpan sebgai file-file komputer
yang dapat dijadikan referensi oleh sistem informasi perusahaan saat ini.
PERENCANAAN STRATEGIS UNTUK SUMBER
DAYA INFORMASI
Perusahaan-perusahaan pertama yang menggunakan komputer
menempatkan tanggung jawab pengelolaan sumber daya informasi di tangan sebuah
unit khusus yang terdiri atas para profesional informasi. Unit ini, yang
disebut sebagai layanan informasi (information services-IS), dikelola oleh
seorang manajer yang mungkin memiliki status wakil presiden. Praktik yang
diterima adalah membuat layanan informasi sebagai suatu area bisnis utama dan
memasukkan manajer puncaknya di dalam kelompok eksekutif senior, seperti komite
eksekutif, yang melakukan pengambilan-pengambilan keputusan penting bagi
perusahaan.
Chief Information Officer dan Chief
Technology Officer
Chief information officer (CIO) atau chief technology
officer (CTO) adalah manajer dengan tingkat tertinggi di layanan informasi.
Orang ini akan menyumbangkan keahlian manajerialnya dalam memecahkan
masalah-masalah yang tidak hanya berhubungan dengan layanan informasi saja,
melainkan juga area-area operasi perusahaan lainnya.
CIO
atau CTO dapat memosisikan layanan informasi sebagai salah satu unsur vital
dalam struktur organisasi perusahaan dengan melaksanakan saran-saran berikut
ini :
·
Meluangkan
waktu dalam bisnis dan pelatihan bisnis. Pelajari pula bisnisnya, bukan hanya
teknologinya saja.
·
Secara
aktif mencari kemitraan dengan unit-unit bisnis dan manajemen lini, jangan
menunggu untuk diundang.
·
Fokus pada perbaikan proses bisnis.
·
Menjelaskan
biaya-biaya IS dalam istilah bisnis.
·
Membangun
kredibilitas dengan memberikan jasa IS yang dapat diandalkan.
·
Terbuka
untuk ide-ide yang berasal dari luar bidang IS.
Perencanaan Strategis bagi
Perusahaan
Ketika sebuah perusahaan mengorganisasikan para eksekutifnya
ke dalam suatu komite eksekutif, kelompok ini biasanya akan bertanggung jawab
atas perencanaan strategis bagi keseluruhan perusahaan. Pada tingkat yang
paling minimum, komite eksekutif terdiri atas presiden dan wakil presiden
bidang-bidang bisnis perusahaan. Komite ini akan menentukan rencana bisnis
strategis organisasi.
Setelah rencana dibuat, komite eksekutif akan memonitor
pelaksanaannya sepanjang tahun dan jika dibutuhkan, mengambil tindakan yang
sesuai. Dalam beberapa kasus, rencana dapat dimodifikasi untuk mencerminkan perubahan
situasi. Komite juga dapat mengambil inisiatif pengambilan keputusan yang
ditujukan untuk memastikan bahwa seluruh sasaran perusahaan akan tercapai.
Rencana Strategis untuk Area-area
Bisnis
Ketika para eksekutif sebuah perusahaan sepenuhnya memiliki
komitmen pada perencanaan strategis, mereka melihat adanya kebutuhan bagi
masing-masing area bisnis untuk mengembangkan rencana strategisnya sendiri.
Rencana area bisnis ini akan merinci bagaimana area-area tersebut akan
mendukung usaha ketika berusaha mencapai sasaran strategisnya. Salah satu
pendekatan pada perencanaan strategis area bisnis adalah untuk setiap area
membuat rencananya sendiri secara terpisah dari area-area yang lain. Akan
tetapi, pendekatan seperti ini tidak dapat memastikan bahwa area-area akan
dapat bekerja sama dengan baik.
Pendekatan SPIR Perencanaan
Strategis untuk Sumber Daya Informasi (Strategic Planning for Information
Resources-SPIR) Adalah
pengembangan rencana strategis secara paralel bagi layanan informasi dan perusahaan
sehingga rencana perusahaan akan mencerminkan dukungan yang akan diberikan oleh
layanan informasi. Rencana IS akan mencerminkan permintaan dukungan sistem di
masa mendatang.
DAFTAR
PUSTAKA
Raymond
McLeod Jr dan George P. Schell.2008. “Sistem informasi Manajemen”.
Jakarta:Salemba Empat.
Komentar
Posting Komentar